Si vous faites l’objet d’un contrôle (souvent annoncé quelques jours au préalable, par courrier), vous devez tout d’abord bien identifier le service d’inspection concerné.
En effet, chaque service d’inspection a ses propres compétences, ce qui vous permettra d’anticiper le type de questions qui seront posées et les documents que vous allez devoir mettre à leurs dispositions.
Les inspections les plus courantes sont les suivantes :
- Le Contrôle des Lois Sociales : il veille au respect par l’employeur :
- De la réglementation du travail et des relations du travail (règlement de
Travail, horaires à temps partiel, paiement de la rémunération, etc.) ;
- Du droit collectif du travail (commission paritaire, conventions collectives de travail, fonctionnement des organes de concertation ;
- De la législation sur les vacances annuelles ;
- L’Inspection de l’ONSS : elle contribue à :
- Assurer la perception correcte des cotisations de sécurité sociale auprès des employeurs (véhicules de société, indemnité forfaitaire de frais, fausse indépendance, etc.) ;
- Garantir l'application des politiques pour l'emploi du gouvernement, via par exemple les réductions de cotisations ;
- Surveiller les dispositions légales qui concernent les Dimona, Linosa les documents sociaux et l’occupation des travailleurs à l’étranger ;
- L’Inspection du Bien-être : elle a pour mission :
- D’améliorer le bien-être au travail des travailleurs
- De veiller au respect du Code du bien-être (désignation d’un conseiller en prévention, de la personne de confiance, analyse des risques, sécurité au travail, etc.).
Un « audit social » régulier (tous les 3 ans) , effectué anticipativement par un Conseiller en GRH, durant une période sans stress, peut s’avérer un atout précieux pour « corriger le tir », si des pratiques doivent être corrigées.
D’autre part, si un contrôle est annoncé, n’hésitez pas à demander à un expert de vérifier si vous êtes en ordre, de corriger les erreurs pouvant être corrigées rapidement avant le contrôle (si c’est encore possible) et de vous prodiguer des conseils sur la manière d’aborder le contrôle.
Plus particulièrement, il est conseillé de faire préalablement valider les renseignements et autres documentations que vous devrez communiquer à l’inspecteur social car ensuite, il sera trop tard pour faire marche-arrière !
En fonction du service d’inspection et de l’objet du contrôle, il pourrait également être utile de vous préparer vous-même et de préparer vos collaborateurs à une audition éventuelle avec l’inspecteur social en passant en revue les questions qui sont susceptibles d’être posées.
De manière générale, il est conseillé de répondre aux questions de l’inspecteur de manière courte et précise et de ne pas fournir de détails ou de compléments d’information inutiles… qui pourraient amener des questions supplémentaires !
Vous pouvez aussi tout à fait désigner un représentant légal de manière formelle dans le cadre du contrôle (par exemple, le Responsable des Ressources Humaines) afin d’éviter que des informations contradictoires soient dispensées.
Il faut savoir que les inspecteurs sociaux peuvent rechercher et examiner tous les supports d’information se trouvant sur le lieu de travail et que l’employeur est tenu de conserver.
Il s’agit toutefois uniquement des supports d’informations qui :
- Soit comportent des données sociales (contrats de travail, comptes individuels, etc.) ;
- Soit comportent toute autre donnée qui, en vertu de la loi, doit être produite, gardée ou conservée (factures, la comptabilité, certaines licences, etc.).
Attention, afin d’assurer l’efficacité des inspections, l’entrave au contrôle des inspecteurs est sanctionnée pénalement. Il est question d’entrave au contrôle si vous refusez par exemple de donner aux inspecteurs accès au lieu de travail, si vous refusez de fournir les documents dont la tenue est requise par la loi, ou encore si vous les empêchez de copier des documents ou d'interroger les travailleurs.